Je facturen nauwgezet beheren is essentieel om geschillen te vermijden die je cateringbedrijf kunnen schaden. Of het nu gaat om een fout over het bedrag, een meningsverschil over de kwaliteit van een geleverd product of een dienst die niet voldoet, het is belangrijk om snel te reageren. Dit is wat je moet weten om een factuur op de juiste manier te betwisten en je belangen te beschermen.
Een geaccepteerde factuur is moeilijk in twijfel te trekken
Facturen zijn het bewijs van een contract tussen twee bedrijven. Ze vermelden de prijs, hoeveelheid en kwaliteit van de geleverde goederen of diensten en verwijzen soms naar de algemene verkoopvoorwaarden. Als je het niet onmiddellijk betwist, wordt het geacht te zijn geaccepteerd.
Een factuur kan op een van de volgende manieren worden geaccepteerd:
✅ Expliciet: bijvoorbeeld als je “voor akkoord” tekent.
✅ Impliciet: als je betaalt, zelfs gedeeltelijk, of als de factuur is opgenomen in je boekhouding.
Stilzwijgend: als u het niet binnen een redelijke termijn betwist, gaat de wet ervan uit dat u het aanvaardt.
Een factuur betwisten: best practice
Als je een fout opmerkt, handel dan onmiddellijk. Een klacht moet
Controleer de belangrijkste elementen
- Vergelijk de factuur met de oorspronkelijke inkooporder of het oorspronkelijke contract.
- Controleer of de algemene voorwaarden een termijn voor klachten bevatten.
Stel een nauwkeurig bezwaar op
- Leg duidelijk uit waarom je het niet eens bent (bijv. prijsfout, hoeveelheid niet geleverd, kwaliteitsgebrek, etc.).
- Vermeld dat de factuur wordt betwist terwijl je wacht op een antwoord als je om rechtvaardiging vraagt.
Verstuur je geschil binnen een kort tijdsbestek
- De wet geeft geen precieze tijdslimiet, maar in de praktijk is het zo dat hoe langer je treuzelt, hoe moeilijker het zal zijn om je claim aan te vechten.
Schrijf het op om bewijs te bewaren
- Een e-mail kan volstaan, maar een aangetekende brief verdient de voorkeur in geval van een geschil om voldoende bewijs te leveren.
- Als je leverancier niet reageert op je klacht, kan zijn stilzwijgen worden geïnterpreteerd als een aanvaarding van je claim.
Memo om geschillen te voorkomen
✅ Controleer uw facturen altijd aan de hand van de oorspronkelijke inkooporder of het oorspronkelijke contract.
✅ Daag snel uit: langdurige stilte kan worden geïnterpreteerd als acceptatie.
✅ Lees de algemene voorwaarden: ze kunnen een specifieke termijn stellen voor het betwisten.
✅ Maak je bezwaar schriftelijk en specifiek: een aangetekende brief biedt beter bewijs in geval van een geschil.
Door deze best practices toe te passen, kun je de financiële gezondheid van je bedrijf beschermen en onnodige geschillen voorkomen.
Een externe bijdrage door Antoine Declève, Partner – Cairn Legal
