In de horeca is er de zichtbare kant: een volle zaal, een vlotte bediening, een glimlachend team. En dan is er de andere kant van de medaille, veel minder glamoureus, die zich achter de schermen afspeelt: contracten, planningen, afwezigheden, payroll, sociale inspecties… Een administratieve rompslomp die vandaag heel wat uitbaters uitput. Uit die realiteit is AAPI ontstaan, het Belgische platform en partner van Horeca Brussels, ontworpen om het volledige personeelsbeheer in de horeca te vereenvoudigen en vooral te centraliseren. Interview met Michael Bossaerts, Managing Director.
Horeca Brussels. Hoe is het idee van AAPI ontstaan?
Michael Bossaerts. Aan de basis van het project lag een eenvoudige vaststelling: horeca-ondernemers verliezen een enorme hoeveelheid tijd aan administratie. Tussen de verschillende statuten van medewerkers – studenten, flexi-jobbers, voltijdsen -, de contracten die opgemaakt moeten worden, de gegevens die ingevoerd moeten worden en de wettelijke verplichtingen waaraan voldaan moet worden, wordt HR-beheer al snel een volwaardig beroep op zich. En daarbovenop moet er ook gecommuniceerd worden met de teams over beschikbaarheden, planningen, afwezigheden… Dit alles op papier of via verschillende tools doen, kost bijzonder veel tijd.
Wat was het grootste probleem dat jullie wilden oplossen?
Het tijdverlies en het risico op fouten. Het probleem beperkt zich trouwens niet tot tijdverlies. Een foutief contract, een verkeerde encodering of een vergeten payroll kunnen snel belangrijke financiële of sociale gevolgen hebben. Zonder de menselijke impact te vergeten: je teams correct en op tijd betalen blijft essentieel in een sector waar personeelsbinding strategisch geworden is.
Lees ook > Terugkeer van de proefperiode: wat verandert er voor horeca-werkgevers
Wat was voor jullie de aanleiding om een oplossing te creëren?
De echte aanleiding komt voort uit een absurditeit die bijna normaal geworden was in de sector: dezelfde gegevens moesten vaak twee keer ingevoerd worden. Een eerste keer in de planningtool, een tweede keer in het payrollsysteem. Resultaat: tijdverlies, risico op fouten en chronische inefficiëntie. We dachten: waarom niet alles centraliseren? Het antwoord was het creëren van één platform waar informatie slechts één keer ingevoerd wordt, om vervolgens automatisch gekoppeld te worden aan de payroll via een API. De naam AAPI komt trouwens van dat idee van vlotte automatisering, zonder “monkey business”.
Is AAPI niet gewoon een planningtool?
AAPI herleiden tot een eenvoudige planningsoftware zou te kort door de bocht zijn. Het platform dekt vandaag de hele keten van personeelsbeheer: registratie van medewerkers, opmaak van contracten, planning, elektronische handtekeningen en payrollintegratie.
Het doel is drieledig: fouten verminderen, tijd besparen en ondernemers toelaten om wettelijk in orde te blijven zonder voortdurend elk administratief detail te moeten opvolgen.
Wat waren de uitdagingen? Denk vooral aan de terugkerende problemen waarmee restauranthouders te maken krijgen?
Flexibiliteit, dat is de kern van het probleem. De uurroosters liggen nooit vast.
Beschikbaarheden veranderen voortdurend. Je moet afwezigheden beheren, aanvragen, studenten, flexi’s… Met dat alles een coherente planning opstellen, is bijzonder complex. En daarbovenop moet je ook nog de contracten en handtekeningen beheren… Met AAPI digitaliseren we dat allemaal. Contracten worden online ondertekend, alles wordt gecentraliseerd in één systeem.
Hebben jullie AAPI samen met jullie klanten ontwikkeld?
Wat AAPI ook onderscheidt, is de ontwikkelmethode. Het platform is opgebouwd in cocreatie met horeca-uitbaters en -managers. Het project startte als MVP – een eerste vereenvoudigde versie – die rechtstreeks bij klanten getest werd, om daarna geleidelijk te evolueren volgens de reële noden op het terrein.
De teams begrepen al snel dat de kracht van een tool in de horeca niet volstaat. De gebruikerservaring moet meteen duidelijk, intuïtief en mobiel zijn. Mensen hebben geen tijd te verliezen.
Zijn er dingen die jullie hebben moeten herzien of bijsturen?
Ja, vooral op het vlak van data. In het begin dachten we eraan om onze eigen dashboards te bouwen.
Maar in werkelijkheid wil elke ondernemer een ander overzicht van zijn gegevens.
Dus hebben we onze aanpak veranderd: we focusten op een sterke API en laten klanten hun eigen rapporteringstools koppelen. Nog een belangrijk punt: mobiel gebruik.
Managers willen alles vanaf hun smartphone kunnen beheren. Vandaag hebben ze met AAPI letterlijk hun administratie op zak.
Lees ook > Langdurige ziekte, de nieuwe vergelijking voor bedrijven
Waarom is correcte data zo cruciaal?
Naast het operationele comfort legt AAPI vooral de nadruk op een uitdaging die centraal is komen te staan in de horeca: de kwaliteit van de data. In een sector waar de marges laag blijven en de personeelskosten zwaar doorwegen op de rentabiliteit, wordt het beschikken over betrouwbare informatie onmisbaar om de juiste beslissingen te nemen. Als de gegevens fout zijn, zijn de beslissingen dat ook. Vandaar dit kernprincipe waar AAPI voor staat: “wat correct in het systeem terechtkomt, komt er ook correct weer uit”. Functie, loon, statuut, vervoer: elk ingevoerd gegeven heeft rechtstreeks invloed op de uiteindelijke payroll.
Klik hier om uw gratis demo te reserveren!
UW LEDENVOORDEEL BIJ HORECA BRUSSELS
- Installatie GRATIS (in plaats van €350)
- €3,5/werknemer/maand (all-in)
- Servicepack aan €29/maand (in plaats van €59)
