Dans l’Horeca, il y a le côté face avec le restaurant rempli, le service fluide et l’équipe souriante. Puis le côté pile, beaucoup moins glamour, qui se joue en coulisses avec les contrats, les plannings, les absences, le payroll, les inspections sociales… Un casse-tête administratif qui épuise aujourd’hui de nombreux restaurateurs. C’est de cette réalité qu’est née AAPI, plateforme belge partenaire d’Horeca Brussels, pensée pour simplifier et surtout centraliser toute la gestion du personnel Horeca. Interview de Michael Bossaerts, son Managing Director.
Horeca Brussels. Comment est née l’idée d’AAPI ?
Michael Bossaerts. À l’origine du projet, il y avait un constat simple : les entrepreneurs Horeca passent un temps colossal à gérer l’administratif. Entre les multiples statuts des collaborateurs – étudiants, flexi-jobbers, temps pleins -, les contrats à créer, les données à encoder et les obligations légales à respecter, la gestion RH devient vite un métier à part entière. Et en plus, il faut aussi communiquer avec les équipes à propos des disponibilités, des plannings, des absences… Faire tout cela sur papier ou via plusieurs outils, ça prend un temps énorme.
Quelle était le principal problème que vous vouliez résoudre ?
La perte de temps et le risque d’erreur. Le problème ne se limite d’ailleurs pas à la perte de temps. Une erreur de contrat, un mauvais encodage ou un oubli payroll peuvent rapidement avoir des conséquences financières ou sociales importantes. Sans compter l’impact humain : payer correctement et à temps ses équipes reste essentiel dans un secteur où fidéliser le personnel est devenu stratégique.
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Quel a été votre déclic pour créer une solution ?
Le véritable déclic vient d’une absurdité devenue presque normale dans le secteur : les mêmes données devaient souvent être encodées deux fois. Une première dans l’outil de planning, une seconde dans le système de payroll. Résultat : pertes de temps, risques d’erreurs et inefficacité chronique. On s’est dit : pourquoi ne pas tout centraliser ? La réponse a été de créer une plateforme unique où les informations ne sont saisies qu’une seule fois avant d’être automatiquement connectées au payroll via une API. D’ailleurs le nom d’AAPI vient de cette idée d’automatisation fluide et sans “monkey business”.
AAPI n’est pas seulement un outil de planning ?
Réduire AAPI à un simple logiciel de planning serait réducteur. La plateforme couvre aujourd’hui toute la chaîne de gestion du personnel : enregistrement des employés, création des contrats, planification, signatures électroniques et intégration payroll.
L’objectif affiché est triple : réduire les erreurs, faire gagner du temps et permettre aux entrepreneurs de rester en ordre légalement sans devoir constamment surveiller chaque détail administratif.
Quels étaient les défis ? Notamment les problèmes récurrents rencontrés par les restaurateurs ?
La flexibilité, c’est le cœur du problème. Les horaires ne sont jamais fixes.
Les disponibilités changent tout le temps. Il faut gérer les absences, les demandes, les étudiants, les flexi… Créer un planning cohérent avec tout ça, c’est extrêmement complexe. Et en plus, il faut encore gérer les contrats, les signatures… Avec AAPI, on digitalise tout ça. Les contrats sont signés en ligne, tout est centralisé dans un seul système.
Est-ce que vous avez construit AAPI avec vos clients ?
Ce qui distingue aussi AAPI, c’est sa méthode de développement. La plateforme a été construite en cocréation avec des restaurateurs et managers Horeca. Le projet a démarré sous forme de MVP – une première version simplifiée – testée directement chez des clients avant d’évoluer progressivement selon les besoins réels du terrain.
Les équipes ont rapidement compris que dans l’Horeca, la puissance d’un outil ne suffit pas. L’expérience utilisateur doit être immédiate, intuitive, mobile. Les gens n’ont pas le temps.
Y a-t-il des choses que vous avez dû revoir ou ajuster ?
Oui, notamment sur la data. On pensait au début créer nos propres Dashboard.
Mais en réalité, chaque entrepreneur veut une vue différente de ses données.
Donc on a changé d’approche : on s’est concentré sur une API forte et on laisse les clients connecter leurs outils de reporting. Autre point important : le mobile.
Les managers veulent tout gérer depuis leur smartphone. Aujourd’hui, avec AAPI, ils ont littéralement leur administration dans leur poche.
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Pourquoi la data correcte est-elle cruciale ?
Au-delà du confort opérationnel, AAPI met surtout l’accent sur un enjeu devenu central dans l’Horeca : la qualité de la donnée. Dans un secteur où les marges restent faibles et où les coûts du personnel pèsent lourdement sur la rentabilité, disposer d’informations fiables devient indispensable pour prendre les bonnes décisions. Si les données sont fausses, les décisions le sont aussi. D’où ce principe clé revendiqué par AAPI : « ce qui entre correctement dans le système ressort correctement ». Fonction, salaire, statut, transport, chaque donnée encodée influence directement le payroll final.
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Votre avantage membre avec AAPI
AAPI est une solution SaaS pour simplifier la gestion des équipes, notamment les plannings, le suivi du temps et les processus RH. Elle permet aux entreprises d’automatiser leur administration et de garantir la conformité légale tout en améliorant leur efficacité. Accessible sur web et mobile, la plateforme offre une gestion du personnel en temps réel adaptée à l’Horeca.
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