Le renouvellement du bail commercial est une étape clé pour garantir la stabilité de son activité et préserver la relation entre locataire et propriétaire. Cependant, les particularités du renouvellement sont parfois complexes et nécessitent une vigilance accrue afin d’éviter toute erreur aux conséquences lourdes.
Dans un secteur aussi dynamique que l’Horeca, maîtriser les subtilités de ce processus devient une priorité pour assurer la pérennité de son établissement. Ce guide, réalisé en collaboration avec le cabinet Janson, partenaire de la Fédération Horeca Bruxelles, vous propose de décrypter les enjeux du renouvellement du bail commercial et de vous fournir les outils essentiels pour aborder cette démarche en toute confiance.
1. Principes généraux
Le bail commercial, régi par la loi du 30 avril 1951[1] (ci-après, « la Loi »), vise à protéger les locataires exerçant une activité commerciale ou artisanale dans des locaux commerciaux, y compris dans le secteur de l’HORECA.
Durée initiale : Au moins 9 ans, sauf pour les baux de courte durée qui sont soumis à des réglementations régionales spécifiques, non abordées ici.
Renouvellements possibles : Le locataire peut demander trois renouvellements successifs de 9 ans, pour une durée totale de 36 ans (bail initial de 9 ans suivi de 3 x 9 ans). Cette durée peut être prolongée si le bail initial dépasse 9 ans (bail initial de 12 ans suivi de 3 x 9 ans).
Bien que la durée de renouvellement soit par défaut de 9 ans, les parties peuvent convenir d’une durée différente qui devra être constaté par acte authentique ou déclaration judiciaire.
Caractère impératif : Le droit au renouvellement est un droit impératif en faveur du locataire, qui ne peut y renoncer avant l’expiration du délai légal.
Conditions essentielles :
- Respect de l’affectation commerciale.
- Poursuite de l’exploitation du commerce dans les lieux loués.
- Respect des conditions et formalités légales.
2. Conditions à respecter par le locataire
Qui peut demander le renouvellement ?
Le locataire, ses ayants droit ou son mandataire.
En présence de plusieurs locataires, une demande de renouvellement unique, signée par tous les locataires ou par leurs mandataires respectifs est recommandé.
À qui adresser la demande ?
Au bailleur ou, le cas échéant, à son mandataire.
En présence de plusieurs bailleurs, la demande de renouvellement doit être envoyée à chacun d’eux individuellement, chaque demande devant être valable de manière autonome.
Quand faire la demande ?
Délai légal : 18 mois au plus et 15 mois au moins avant l’expiration du bail en cours.
Cela laisse au locataire une période de 3 mois pour transmettre sa demande au bailleur.
Exemples :
- Si le bail se termine le 31/03/2027, la demande de renouvellement doit être envoyée entre le 30/09/2025 et le 30/12/2025.
- Si le bail se termine le 31/12/2027, la demande de renouvellement doit être envoyée entre le 30/06/2026 et le 29/09/2026.
Comment notifier la demande ?
Par lettre recommandée ou par exploit d’huissier.
La charge de la preuve de l’accomplissement de cette formalité repose sur le locataire, il est par conséquent conseillé, en cas d’envoi par lettre recommandée, d’utiliser la formalité de l’accusé de réception.
Mentions obligatoires
Conditions proposées pour le renouvellement (éventuellement les mêmes que celles du bail en cours).
Reproduction textuelle de la mention suivante :
« À défaut de notification par le bailleur, par exploit d’huissier de justice ou par lettre recommandée et dans les trois mois, de son refus motivé de renouvellement, de la stipulation de conditions différentes ou d’offres d’un tiers, le bailleur sera présumé consentir au renouvellement du bail aux conditions proposées. »
Régularisation de la demande en cas d’irrégularité
Une lettre complémentaire (lettre recommandée ou exploit d’huissier) peut être envoyée, à condition de le faire dans le délai légal imparti (18 mois au plus et 15 mois au moins avant l’expiration du bail en cours).
3. Réponse du bailleur
Qui peut répondre à la demande de renouvellement ?
Le bailleur ou, le cas échéant, son mandataire, ou la personne ayant le pouvoir de donner à bail au moment de la réponse (héritiers du bailleur, cessionnaire du bail, acquéreur de l’immeuble, usufruitier).
En présence de plusieurs bailleurs, le refus d’un seul d’entre eux suffit à empêcher le renouvellement.
À qui doit être adressée la réponse ?
L’auteur de la demande de renouvellement, généralement le locataire ou son mandataire.
Si la demande provient d’un mandataire, il est tout de même conseillé d’adresser la réponse non seulement au locataire, mais aussi à ce mandataire.
Quel est le délai de réponse ?
3 mois à compter de la notification de la demande.
En cas de régularisation de la demande par le locataire, le délai commence à courir à partir de cette nouvelle notification.
A défaut de réponse du bailleur ou de réponse irrégulière dans le délai légal, celui-ci est présumé accepter le renouvellement du bail aux conditions proposées par le locataire.
Comment notifier la réponse ?
Par lettre recommandée ou par exploit d’huissier.
Le bailleur n’est pas tenu d’utiliser la même voie que celle choisie par le locataire pour envoyer sa demande de renouvellement.
Options du bailleur
Le bailleur a le choix entre plusieurs options :
- Acceptation : Aux conditions proposées par le locataire.
- Renouvellement à des conditions différentes : Si le locataire n’est pas d’accord, il doit saisir le juge dans les 30 jours. Si, à l’issue de la procédure, le juge accorde un renouvellement du bail avec des conditions différentes de celles proposées par le locataire, ce dernier dispose de 15 jours à compter de la signification du jugement pour se désister de sa demande de renouvellement.
- Refus motivé ou non : Voir tableau ci-après.
| MOTIF | INDEMNISATION | CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES |
|---|---|---|
| Occupation personnelle | Aucune (sauf exceptions, voir art. 25 al. 1er, 2°, 3° et 6° de la Loi) |
• Mise en œuvre dans les 6 mois • Occupation pendant au moins 2 ans |
| Changement d’affectation (usage non commercial) | 1 an de loyer (sauf exception, voir art. 25 al. 1er, 3° de la Loi) |
• Nouvelle affectation doit être effective • Mise en œuvre dans les 6 mois et maintien pendant 2 ans au moins |
| Démolition / reconstruction | 1 an de loyer (sauf exception, voir art. 25 al. 1er, 3° de la Loi) |
• Travaux sur le gros œuvre • Coût doit excéder 3 ans de loyer • Mise en œuvre dans les 6 mois et maintien pendant 2 ans |
| Manquements graves du locataire | Aucune | • Spécifier les motifs graves justifiant le refus |
| Offre d’un tiers |
• Aucune si le nouveau locataire n’exerce pas une activité commerciale • 1 an de loyer si le nouveau locataire exerce une activité commerciale différente • 2 ans de loyer si le nouveau locataire exerce une activité similaire (déclarée) • 3 ans de loyer si le nouveau locataire exerce une activité similaire (non déclarée) avant 2 ans |
• Respect d’un formalisme strict pour permettre au locataire de s’aligner (art. 21, 22 et 23 de la Loi) |
| Absence d’intérêt légitime | Aucune | Possibilité pour le locataire d’exercer un commerce similaire à proximité |
| Sans motifs | 3 ans de loyer | Pas de justification nécessaire |
Le renouvellement d’un bail commercial constitue une démarche essentielle, particulièrement dans un secteur concurrentiel comme l’HORECA. Pour prévenir tout risque financier ou juridique, il est crucial de respecter rigoureusement les étapes, les délais et les obligations légales susmentionnées.
Ce guide a été réalisé en collaboration avec le cabinet Janson, partenaire de la Fédération Horeca Bruxelles. N’hésitez pas à consulter un professionnel afin de préserver vos intérêts.
[1] Loi du 30 avril 1951 relative aux baux commerciaux.
