Déclaration
de confidentialité

A la Fédération HoReCa Bruxelles (« Horeca Brussels »), nous accordons la plus haute importance à la confidentialité de vos données. Le but de cette déclaration de confidentialité est d’expliquer comment Horeca Brussels collecte, traite, utilise, stocke et transfère vos données personnelles ainsi que vos droits sur les données personnelles que nous détenons à votre sujet conformément à la législation applicable en matière de protection des données (et notamment la Règlement sur la protection des données – RGPD). Les « données personnelles » dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité désignent toute information qui, seule ou en combinaison avec d’autres informations collectées, identifie un individu.

A. Qui sommes-nous ?

L’UNION DES HOTELIERS, RESTAURATEURS,CAFETIERS ET TRAITEURS DE BRUXELLES ET ENTREPRISES ASSIMILEES DE BRUXELLES, dite LA FÉDÉRATION HORECA BRUXELLES ASBL (BE 0409 450 064) dont le siège social est sis Avenue Louise, 363, 1050 Bruxelles, Belgique, ainsi que l’une quelconque de ses sociétés liées (unions professionnelles et asbl sœurs) (ci-après collectivement ou individuellement dénommés « Horeca Brussels » ou nous). Nous déterminons généralement les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles et nous sommes donc « Responsable du traitement » (ou « Responsable du traitement conjoint » : EVENTUELLEMENT : Horeca Brussels peut également traiter vos données personnelles dans des cas très limités en tant que « Processeur de données ». Dans de tels cas, l’Addendum relatif au traitement des données s’appliquera conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

B. Quand et lesquelles de vos données personnelles sont collectées ?

Nous collectons les données personnelles des affiliés, membres effectifs et adhérents de Horeca Brussels (et de leurs représentant dans les limites imposées par les normes légales et réglementaires), ainsi que des fournisseurs ou partenaires liées aux services, ventes, aux achats, aux relations contractuelles/commerciales ou autrement liées à nos activités quotidiennes. Dans ce contexte, nous collectons votre nom, les coordonnées de votre entreprise, votre adresse postale, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre préférence linguistique, votre intitulé de poste, votre fonction, des informations sur le secteur dans lequel vous travaillez, les rapports de nos contacts avec vous, ainsi que des informations sur les produits et services qui vous sont fournis (y compris, par exemple, les choses que nous vous avons fournies, quand et où, ce que vous avez payé, la façon dont vous utilisez nos produits et services, etc.), etc.

Nous collectons toutes les données personnelles que vous nous fournissez volontairement en vous inscrivant sur nos plateformes ou en utilisant le site Web de Horeca Brussels ou de toute autre manière (document d’affiliation, inscription aux séminaires/webinars,…). Dans ce contexte, nous collectons votre nom, pseudonyme, coordonnées de l’entreprise, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, préférence de langue, préférences de contact, rapports de nos contacts avec vous, informations que vous nous fournissez dans les tickets, etc. Cependant, veuillez noter que les informations de connexion de votre compte, y compris votre nom d’utilisateur et le mot de passe choisi, sont totalement privées et par conséquent non détenues ni accessibles par Horeca Brussels. Nous utilisons également des cookies sur le site Web de Horeca Brussels, consultez nos conditions d’utilisation et la politique en matière de cookies.

Nous collectons également toutes les données personnelles que vous nous fournissez volontairement lorsque vous interagissez directement ou indirectement avec nous par le biais de contrats, formulaires d’adhésion ou de contact, demandes de renseignements, actions commerciales, commandes, achats, séminaires/webinars, candidatures, rendez-vous, e-mails, etc. Dans ce cadre, nous collectons votre nom, coordonnées de l’entreprise, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, préférence linguistique, intitulé du poste, fonction, informations sur le secteur dans lequel vous travaillez, rapports de nos contacts avec vous, photos et/ou vidéos, etc.
Dans le cas où vous visiteriez nos locaux, nous pourrions enfin collecter certaines données personnelles spécifiques telles que votre nom, les coordonnées de votre entreprise, votre adresse postale, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre langue de préférence, votre intitulé de poste, votre fonction, des informations sur le secteur que vous travail, rapports de nos contacts avec vous, ainsi que des images de vous-même de notre caméra de surveillance (conformément à la loi applicable), etc.
Vous n’êtes jamais obligé de partager vos données personnelles avec nous. Les seules conséquences de votre refus de partager des données personnelles seront un éventuel ralentissement du service et/ou l’impossibilité d’utiliser certaines parties de nos sites/plateformes ou d’avoir accès à certains produits et services.

C. Pour quelles finalités et sur quelle base juridique collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles ?

Gestion de notre relation (membres, et relation contractuelle de vente, d’achat et de partenariat) – Nous collectons et traitons les données personnelles de nos membres, clients, fournisseurs et partenaires pour nous permettre de gérer correctement l’accord que vous avez conclu avec nous. De cette façon, nous pouvons, par exemple, vous envoyer une facture, livrer des services.
Selon les cas individuels, ces données personnelles sont traitées sur la base de votre demande de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat et des intérêts légitimes de Horeca Brussels pour traiter de manière appropriée ces mesures à des fins de marketing direct/commercial ou sur la base de l’exécution d’un contrat.

Services d’assistance – Nous collectons et traitons les données personnelles des membres de l’équipe (personnel, mandataires, commettants,…) de nos clients lorsqu’ils interagissent avec les services d’assistance (techniques, juridiques, …) de Horeca Brussels dans le cadre de l’affiliation pour nous permettre de diagnostiquer et de résoudre les problèmes. Nous conservons ces données pendant une durée raisonnable afin de fournir des services d’assistance pour des problèmes similaires, lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les anonymisons. Selon les cas individuels, ces données personnelles sont traitées sur la base de l’exécution d’un contrat ou sur la base des intérêts légitimes de Horeca Brussels à améliorer ses services d’assistance.

Communication marketing, documentation, formation – Nous collectons et traitons vos données personnelles dans le cadre de notre communication marketing pour vous inviter à des salons, formations, panels, webinaires & campagnes, pour vous informer des promotions, communiqués de presse, newsletters, et pour vous permettre de vous abonner aux actualités de Horeca Brussels et de gérer les notifications sur les nouvelles notes de version, études de cas, livres blancs et vidéos. Cela nous permet de vous envoyer des informations plus pertinentes et utiles, de vous tenir informé de nos activités et de vous envoyer des offres adaptées en fonction de votre utilisation de nos services et de vos besoins. Nous utiliserons également vos données personnelles pour vous envoyer périodiquement des enquêtes de satisfaction, afin d’améliorer nos offres et la qualité de nos services. Nous collectons et traitons vos données personnelles via nos plateformes pour vous donner accès aux produits et services, activités, événements et/ou catalogues de formation de Horeca Brussels ainsi que pour vous permettre de vous inscrire à des formations, d’avoir accès au matériel de formation en ligne, ainsi que quant à votre propre historique d’apprentissage. Ces données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement sans ambiguïté à travers votre inscription à nos plateformes où vous pouvez vous abonner aux services de votre choix et gérer vos préférences à tout moment en accédant simplement au « portail « modifier le compte ».

Offres d’emploi – Nous collectons et traitons vos données personnelles lorsque vous êtes candidat à un emploi afin de vous contacter pour des offres d’emploi.
Selon les cas individuels, ces données personnelles sont traitées sur la base de votre demande de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat et des intérêts légitimes de Horeca Brussels à traiter de manière appropriée ces mesures ou votre consentement sans ambiguïté, directement ou par l’intermédiaire de nos prestataires de services de recrutement.

Visibilité et communications de l’entreprise – Nous traitons et publions certaines photos et/ou vidéos sur lesquelles vous pouvez apparaître pour améliorer la visibilité de l’entreprise et/ou pour illustrer des communications d’entreprise, de marketing ou de recrutement. Il peut s’agir de communiqués de presse, newsletters, rapport annuel, publicités, brochures, pages du site internet, réseaux sociaux, etc.

Ces données personnelles sont généralement traitées sur la base de votre consentement sans ambiguïté, que Horeca Brussels devra demander avant toute action, et que vous pourrez retirer à tout moment.

Obligations légales et réglementaires – Nous collectons et traitons vos données personnelles afin de respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles Horeca Brussels est soumise. Selon le cas individuel, ces données personnelles sont traitées sur la base des obligations légales de Horeca Brussels et de l’intérêt légitime de Horeca Brussels à se conformer aux dispositions légales et réglementaires ou à l’exécution d’un contrat.

Sécurité – Nous collectons et traitons les données personnelles des visiteurs de nos locaux sur la base des intérêts légitimes de Horeca Brussels à assurer la sécurité des locaux, des plateformes Web, des employés/préposés/mandataires et commettants, ainsi que des visiteurs de Horeca Brussels.

Contact avec Horeca Brussels à votre demande – Nous collectons et traitons vos données personnelles afin de répondre à vos demandes adressées à Horeca Brussels par tout moyen (formulaires de contact, e-mail, etc.). Ces données personnelles sont traitées sur la base des intérêts légitimes de Horeca Brussels à apporter une réponse à votre question conformément à vos attentes raisonnables.

Chaque fois que la base du traitement est votre consentement, vous avez la possibilité de retirer ce consentement à tout moment en suivant la procédure qui vous a été communiquée ou en nous contactant info@horecabrussels.be

D. Partageons-nous vos données personnelles ?

Affiliés – En règle générale, nous ne partageons vos données personnelles avec personne d’autre que les affiliés de Horeca Brussels. Ces affiliés de Horeca Brussels n’utiliseront pas vos données à d’autres fins que celles décrites ci-dessus. Au sein de Horeca Brussels, vos données personnelles ne sont disponibles qu’aux membres du personnel appropriés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur fonction et dans un but précis.

Prestataires de services – Il existe cependant un certain nombre de tiers de confiance avec lesquels nous partageons vos données personnelles ou qui ont un accès potentiel à vos données personnelles : des prestataires tiers soigneusement sélectionnés qui fournissent des services en notre nom (tels que des gestionnaires de bases de données, des conseillers, des avocats etc.) et des outils d’analyse Web. Ce faisant, nous veillons toujours à ce que vos informations soient traitées de manière confidentielle et sûre et, le cas échéant, nous concluons également toujours un accord formel avec les sous-traitants tiers qui vise à protéger vos données. De cette façon, le sous-traitant ne sera jamais autorisé à utiliser vos données de sa propre initiative et vos données personnelles doivent être supprimées ou restituées dès que le sous-traitant a terminé la mission.

Obligations légales – Exceptionnellement, nous pouvons partager vos données personnelles lorsque nous y sommes contraints par la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire (comme une ordonnance du tribunal), à la demande d’agences gouvernementales, telles que les autorités chargées de l’application de la loi, ou lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire ou approprié pour prévenir un préjudice physique ou une perte financière ou dans le cadre d’une enquête sur une activité illégale présumée ou réelle.

E. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, Horeca Brussels ne conservera vos données personnelles que le temps nécessaire à l’objectif déclaré, en tenant compte également de notre besoin de répondre aux questions ou de résoudre les problèmes, de fournir des services améliorés et nouveaux et de se conformer aux exigences légales en vertu des lois applicables.
Cela signifie que nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période raisonnable après votre dernière interaction avec nous. Lorsque les données personnelles que nous collectons ne sont plus nécessaires de cette manière, nous pouvons les anonymiser, ou les détruire et les supprimer de manière sécurisée.

F. Comment protégeons-nous vos données ?

Horeca Brussels a pris des mesures raisonnables pour s’assurer que vos données personnelles sont protégées contre la destruction, la perte, l’altération, l’accès, la divulgation ou l’utilisation non autorisés par le biais de mesures techniques et organisationnelles, notamment :

  • limiter l’accès à nos bâtiments à ceux qui y sont autorisés (par l’utilisation de laissez-passer, d’accès par carte-clé, d’enregistrement des visiteurs et d’autres technologies connexes) ;
  • mettre en œuvre des contrôles d’accès à nos technologies de l’information, tels que des pare-feu, une vérification d’identité et une segmentation logique et/ou une séparation physique de nos systèmes et informations ; 
  • stocker vos données dans des environnements d’exploitation sécurisés et accessibles uniquement aux employés, agents et sous-traitants de Horeca Brussels en cas de besoin. Horeca Brussels suit également les normes généralement acceptées de l’industrie à cet égard ;

G. Quelles mesures sont en place pour mettre à jour, corriger et vous donner accès à vos données ?

Vous pouvez exercer les droits suivants dont vous disposez sur votre date personnelle à tout moment et gratuitement (sauf si vos demandes sont excessives ou infondées) en adressant un email à info@horecabrussels.be accompagné d’un justificatif de votre identité le cas échéant :

  • Accès : vous pouvez nous demander si nous avons des données vous concernant et, si tel est le cas, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles. De plus, nous vous fournirons des informations sur le but de conserver vos données personnelles, si nous les partageons avec des tiers, qui ils sont et combien de temps nous conserverons vos informations ;
  • Rectification : Nous déployons des efforts raisonnables pour garantir que vos données sont exactes, complètes et à jour. Si vous pensez que vos données personnelles sont incorrectes, incomplètes ou inexactes, vous avez le droit de les faire rectifier ou compléter ;
  • Objection : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles si vous pensez que nous n’avons pas le droit d’utiliser vos données ;
  • Effacement : vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles si ces données ne sont plus nécessaires à la réalisation d’une finalité ;
  • Portabilité des données : vous pouvez demander que vos données personnelles soient restituées ou transmises à un autre organisme.

Nous pouvons refuser de traiter les demandes qui mettent en danger la vie privée d’autrui, sont extrêmement peu pratiques ou nous amèneraient à prendre des mesures qui ne sont pas autorisées par les lois applicables. De plus, comme le permettent les lois applicables, nous pouvons avoir besoin de conserver certaines données personnelles pendant une période plus longue à des fins de tenue de dossiers, telles que la conservation des enregistrements relatifs à vos achats à des fins de garantie ou de comptabilité.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou pensez que vos droits à la vie privée ont été violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données, qui est l’autorité de contrôle principale pour Horeca Brussels, dont l’adresse est Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.
Bien entendu, si vous disposez d’un compte personnel sur l’une de nos plateformes, vous pouvez toujours simplement vérifier vos coordonnées et, si besoin, vous adapter grâce à votre profil en ligne sur le site Internet de Horeca Brussels.

H. Mises à jour de la déclaration de confidentialité

info@horecabrussels.be peut mettre à jour cette déclaration de confidentialité de temps à autre à mesure que nous améliorons nos offres actuelles et que les technologies et les lois changent. Vous pouvez déterminer quand cette déclaration de confidentialité a été révisée pour la dernière fois en vous référant à la légende « mise à jour » au bas de cette page. Toute modification entrera en vigueur dès notre publication de la déclaration de confidentialité révisée sur le site Web de Horeca Brussels. Si ces changements sont importants et, lorsque la loi applicable l’exige, nous les présenterons et/ou obtiendrons votre consentement.
L’avis de tout changement sera annoncé par courrier électronique, potentiellement dans le cadre d’un bulletin d’information périodique, ou en publiant un avis des changements sur notre site Web, conformément aux lois applicables.

I. Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des remarques concernant cette déclaration de confidentialité ou le traitement de vos données en général, n’hésitez pas à nous contacter en envoyant un e-mail à info@horecabrussels.be ou en envoyant une lettre à Horeca Brussels, à l’attention du Service juridique – Avenue Louise, 363 à 1050 Bruxelles, Belgique. Nous sommes heureux de vous aider et de répondre à toutes vos questions.
Cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en juillet 2024.