Marges serrées, plannings mal calibrés : en fin d’année, les pertes peuvent peser lourd. Pour les éviter, encore faut-il disposer des bons chiffres au bon moment. C’est la promesse d’AAPI, partenaire d’Horeca Brussels, une application qui offre une photographie en temps réel de l’activité d’un établissement. Nous avons fait le point avec Michael Bossaerts, son Managing Director.
Un restaurant peut afficher un chiffre d’affaires confortable et voir pourtant sa rentabilité plonger. Matières premières, frais fixes et surtout masse salariale : la marge de manœuvre est souvent très étroite. « Sur un établissement réalisant 750.000 euros de chiffre d’affaires avec une marge de 5 %, celle-ci représente environ 37.500 euros. Quelques milliers d’euros de coûts supplémentaires au cours de l’année ne sont donc pas anodins », souligne Michael Bossaerts.
C’est sur ce point précis qu’intervient AAPI. L’application rassemble sur un seul tableau de bord toutes les données utiles à l’exploitant. Objectif : suivre son activité et, surtout, comprendre ce qui fait réellement varier sa rentabilité.
Je fais du chiffre, mais est-ce que je gagne vraiment de l’argent ?
Le premier atout d’AAPI, c’est le temps réel. Le chiffre d’affaires remonte dans le tableau de bord toutes les cinq minutes. L’exploitant suit ainsi son activité au fil de la journée et la compare directement à ses coûts : personnel, frais fixes et food cost. Il obtient une vision complète de ce que rapporte réellement son service. « Le restaurateur peut observer ce qui se passe pendant le service et comparer les données avec l’historique de son établissement. Et ce, en temps réel. »
Le personnel, le poste qui fait la différence
Dans l’Horeca, la masse salariale est souvent le premier levier de rentabilité. Et chaque heure compte.
« La gestion des horaires constitue naturellement l’un des principaux enjeux. Dans l’Horeca, l’activité est rarement linéaire. Un restaurant peut connaître une forte affluence entre 17h30 et 21h, et un creux dans son activité entre 15h et 17h30. Or, une heure de personnel programmée trop tôt ou trop tard représente un coût qui, répété quotidiennement, finit par peser sur le résultat. Multiplié par quelque 250 jours d’ouverture, le calcul devient rapidement significatif ».
Concrètement, AAPI compare les horaires planifiés à l’activité réelle. L’exploitant visualise sa productivité et repère les créneaux où le rapport entre chiffre d’affaires et coût du personnel se dégrade. Il peut ensuite ajuster ses futurs plannings, en concertation avec son équipe et dans le respect des contrats de travail.
Le pointage devient un outil de gestion
Avec AAPI, le pointage ne sert plus seulement à enregistrer les heures. Il permet de mettre en regard les heures réellement prestées et le chiffre d’affaires généré. Résultat : la productivité de chaque travailleur s’affiche clairement dans le tableau de bord.
Le gain est aussi administratif. « L’intérêt est également administratif car les informations liées au temps de travail peuvent être reliées à d’autres systèmes, notamment pour faciliter certaines adaptations Dimona, plutôt que de devoir les traiter manuellement ou de les transmettre séparément au secrétariat social. »
De l’intuition aux chiffres
Les patrons Horeca connaissent leur établissement par cœur. Mais le ressenti a ses limites. « Par exemple, un mardi peut être calme et un vendredi démarrer plus tôt avec certaines périodes qui nécessitent davantage de personnel. Mais l’intuition ne permet pas toujours de mesurer précisément l’impact financier de ces habitudes. C’est là que des outils comme AAPI peuvent apporter une autre lecture ».
En réunissant chiffre d’affaires, temps de travail, coûts du personnel, food cost et frais fixes, le tableau de bord permet à l’exploitant de répondre à des questions très concrètes :
Combien me coûte réellement ce service ?
Mon équipe est-elle bien dimensionnée par rapport à mon chiffre d’affaires ?
À quelles heures ma productivité baisse-t-elle ?
Quels petits ajustements peuvent améliorer ma rentabilité sans toucher à la qualité du service ?
Votre avantage membre avec AAPI
AAPI est une solution SaaS pour simplifier la gestion des équipes, notamment les plannings, le suivi du temps et les processus RH. Elle permet aux entreprises d’automatiser leur administration et de garantir la conformité légale tout en améliorant leur efficacité. Accessible sur web et mobile, la plateforme offre une gestion du personnel en temps réel adaptée à l’Horeca.
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