Grondstoffen kopen: gewoon boodschappen doen?
Vier jaar geleden maakte een horecaondernemer ongeveer 10.000 euro winst op een totale omzet van 575.000 euro. Maar in 2022 was deze winst omgeslagen in een verlies van ruim 55.000 euro, zo blijkt uit cijfers van Foodservice Alliance, een onderzoeksbureau dat jaarlijks een barometer van de foodservicesector publiceert. Volgens deze analyses hadden restauranthouders hun prijzen tussen 2019 en 2023 met bijna 18% moeten verhogen om winstgevend te blijven.
Maar voordat je je prijzen verhoogt (in de hoop je winstmarge te vergroten), moet je weten wat je kosten zijn. En bovenal moet je weten hoe je ze kunt beheersen. De aankoop van grondstoffen, de kosten van personeel en de winst aan het einde van de dag zouden elk een derde van de omzet moeten vertegenwoordigen. Deze percentages gaan echter vaak niet meer op, mede door de stijging van de grondstofprijzen met 20% tot 30%.
Aankoop van grondstoffen
Ooit kochten chef-koks op de ochtendmarkt veel verse, interessante ingrediënten. De meesten hadden deze passie en konden het zich veroorloven om van dag tot dag te koken. Soms verdienden ze geld, soms niet. Maar dat maakte niet uit, want er waren genoeg klanten die veel aten en vaak terugkwamen. Helaas zijn die tijden voorbij, zoals de cijfers ons vertellen. Als je vandaag de dag winstgevend wilt zijn, moet je evolueren en professioneler worden. Minder improvisatie en meer management zijn de sleutels tot winstgevendheid.
Laten we bij het begin beginnen: het menu. Welke gerechten gaan we aanbieden? Gaan we werken met seizoensproducten? Hoe spelen we in op schommelingen in de prijs van producten op de markt? Al deze beslissingen zijn uiterst belangrijk en moeten vanaf het begin in overweging worden genomen. Zodra de restauranthouders hebben besloten welke gerechten ze op de kaart willen zetten, kunnen ze op zoek gaan naar een of meer leveranciers. Elke leverancier heeft zijn eigen specialiteiten en prijsklasse. Het is dus aan de restauranthouders om te beslissen met wie ze in zee gaan.
Voedsel
Elk onderdeel van het Winstgevendheidswiel heeft gevolgen voor het volgende. Het is daarom essentieel om een nauwkeurig beeld te hebben van de inkoopkosten van grondstoffen voor je bedrijf, zodat je later je voedingskosten kunt berekenen. Dit wordt berekend door de kosten van grondstoffen en veranderingen in voorraad bij elkaar op te tellen en vervolgens te delen door de totale verkoop.
Een veelgemaakte fout is ‘vergeten’ om de variatie in voorraad en de omloopsnelheid te berekenen, de onvermijdelijke verliezen van een zaak (diefstal, breuk, directe verliezen…). Maar het is juist deze precisie die van het berekenen van de kostprijs een belangrijke stap maakt, omdat het restauranthouders de mogelijkheid geeft om de kostprijs van het gerecht te bepalen en, a fortiori, de prijs à la carte (de volgende BeHoreca zou ons hier meer over moeten vertellen).
Diverse hulpmiddelen
Zoals restauranthouders zich zullen realiseren, zijn er veel gegevens waar rekening mee moet worden gehouden en berekeningen die moeten worden gemaakt. En een manager of restaurantchef heeft daar niet altijd de tijd voor. Daarom zijn er een aantal ondersteunende systemen en programma’s zoals Grainz, Aapi, Horeko en Lightspeed, maar ook adviesopties zoals B&B Consulting en HorecaFocus. Het belangrijkste is om de tijd te nemen en je kosten regelmatig in de gaten te houden.
Grainz: software die alles in realtime berekent
Grainz is een van de meest praktische tools om je voedselkosten in realtime te berekenen en je bestellingen van dag tot dag aan te passen. Deze software houdt rekening met de dagelijkse handelingen van een restaurantmanager, zoals receptwijzigingen en leveringen, en berekent de marges in realtime.
Nick is ook mede-uitbater van Ginette Bars, drie Brusselse etablissementen die Grainz 100% gebruiken. Volgens de ondernemer hangt de winstgevendheid van een zaak af van honderden kleine dingen die dagelijks veranderen, wat het erg moeilijk maakt om zijn zaak altijd onder controle te houden.
Gemakkelijk slapen
De software heeft ook een systeem ontwikkeld voor de leverancier, om de ideale partner te zijn voor elke speler in de verticale voedingssector. “Het is een zeer grote sector met een enorm aantal transacties “, legt Nick uit, “Als beide kanten van een transactie door dezelfde tool worden beheerd, stel je dan eens de voordelen voor! Het team achter de software helpt de restauranthouder bij het invoeren van zijn of haar producten en stelt een actieplan op. Als de recepten en bestellingen correct zijn ingevoerd, biedt de software een volledig en zeer gedetailleerd beeld van de winstgevendheid per gerecht en per recept.
Volgens Nick is het de ideale tool om zijn bedrijf met een gerust hart te beheren. “Dankzij deze software slaap ik goed en wil ik een nieuw restaurant openen,” legt hij uit. “Ik weet dat het een tool is die me zal ondersteunen en waarmee ik altijd de controle heb. Bovendien openen we in januari een vierde Ginette-restaurant.
Software of agentschap?
Ahmed Benlmouaz, een specialist in horecamanagement, is het ermee eens: het is het gebrek aan management dat het probleem is. Hij legt uit: “Professionals in de sector zijn vakmensen en hebben vaak goud in de vingers, maar helaas zijn ze niet per se goede managers”. Daarom heeft deze expert in het vakgebied B&B Consulting opgericht, een adviesbureau dat de cateringsector wil helpen.
Is het echt mogelijk om een goede omzet te hebben maar niet te verdienen?
A.B. Helaas, ja. Je kunt 10 miljoen verkopen en toch geld verliezen. Het genereren van een winstmarge is erg ingewikkeld en tegen de tijd dat je je realiseert dat het fout gaat, is het vaak al te laat.
Hoe kun je voorkomen dat je in deze situatie terechtkomt?
A.B. : Je hoeft niet tot het einde van het jaar te wachten om je kosten te controleren. Wat ik merk bij mijn klanten is dat het hen ontbreekt aan managementkennis. Als ze niet weten wat hun grondstoffen kosten, als ze geen goede leverancier hebben of als ze hun voorraad niet kunnen beheren, tast de restauranthouder in het duister en stevent hij regelrecht op een ramp af. Dit moet je voorkomen door regelmatig je prestaties te meten. Dit is wat je moet voorkomen door regelmatig prestaties te meten. Er is een Amerikaans gezegde dat mijn manier van denken samenvat: “Wat gemeten wordt, wordt gedaan “.
Is er genoeg gereedschap om de restaurateur te helpen metingen te doen?
A.B. : Als de restaurantmanager niet weet wat hij of zij moet doen, moet hij of zij worden getraind, gecoacht of specialisten op dit gebied om hulp vragen. Helaas zitten restauranthouders vaak op hun handen en lopen ze het risico dat ze hun zaak blindelings runnen. Er bestaan fantastische computerprogramma’s om de beste prijzen voor grondstoffen en voedsel te berekenen, maar als de ondernemer niet weet hoe hij de cijfers moet interpreteren, heeft hij er niets aan. Ook ik zou in paniek raken als iemand mij de leiding zou geven over een restaurant, dus het is normaal dat een restauranthouder soms moeite heeft met de administratieve kant van de zaak, maar je moet niet bang zijn om hulp te vragen.
Tips voor het beheren van je grondstoffenaankopen Door David Debin
David Debin, expert in sociale kwesties bij de Federatie Horeca Brussel, kent het onderwerp goed en wordt vaak geraadpleegd door managers van bedrijven in financiële moeilijkheden. Volgens hem is het inkopen van grondstoffen een complexe uitdaging. Hier zijn zijn vijf tips om goed in te kopen en je prijzen zo nauwkeurig mogelijk te berekenen.
1.controleer en onderhandel opnieuw over productprijzen met leveranciers
Dit eerste advies is erg belangrijk, want de prijsverschillen tussen bepaalde leveranciers kunnen behoorlijk groot zijn. “Restauranteigenaren bestellen vaak alles bij dezelfde leverancier om hun leven te vereenvoudigen”, legt David uit. Maar dat is een riskante aanpak, want natuurlijk bieden niet alle leveranciers de beste producten tegen de beste prijzen (anders zou er geen concurrentie zijn). “Elke leverancier is anders, dus het is belangrijk voor restaurateurs om van tevoren te beslissen voor welke producten en prijsklasse ze willen gaan,” legt hij uit.
De sociale specialist moedigt restauranteigenaars aan om groepsaankoopsystemen te onderzoeken, vooral voor kleinere bedrijven die kunnen profiteren van betere aanbiedingen door hun bestellingen te groeperen. Deze kleine herinnering herinnert ons eraan dat we onze buren niet altijd als concurrenten moeten zien, maar eerder als collega’s die vaak met dezelfde problemen kampen.
2.gebruik seizoensproducten op je menu
Geen wonder: de prijs van grondstoffen is een van de berekeningen die je vanaf het begin van je bedrijf moet maken. Zodra het menu is samengesteld, is het essentieel om na te denken over de producten die je wilt gebruiken. David adviseert om met seizoensproducten te werken en het menu daarop aan te passen. “Het is bijvoorbeeld voordeliger om in de lente met asperges te werken dan in december,” legt hij uit.
3.bestellingen en facturen controleren
David Debin waarschuwt restauranthouders ook voor de valkuil om de prijzen niet regelmatig te controleren zodra het menu is samengesteld. “Helaas maken restaurantmanagers vaak hun berekeningen wanneer ze hun menu maken en veranderen ze de prijzen later niet meer”, legt hij uit. “Maar de prijzen van goederen veranderen en als je niet oppast, kan een restaurant al snel een prijs hebben die niet meer klopt”. Je moet je bestellingen dus in de gaten houden, zelfs als ze in een automatisch programma zijn gecodeerd, en je facturen regelmatig controleren. Als de chef-kok niet de restaurantmanager is, is goede communicatie essentieel.
“Als prijsschommelingen een constante uitdaging zijn voor de managers van de vestiging, kan het de moeite waard zijn om met de leverancier te onderhandelen over stabiele prijzen voor bepaalde ingrediënten,” vervolgt David. En als dat niet werkt, adviseert hij om prijsklassen op te nemen in de technische informatiebladen, zodat je van tevoren voorbereid bent op variaties.
4.uw technische informatiebladen bijwerken
Over technische fiches gesproken… Deze moeten volledig zijn en regelmatig worden bijgewerkt, omdat ze afhankelijk zijn van de aankoop van grondstoffen: welke gerechten, welke producten, welke hoeveelheden, welke leveranciers… Alles moet tot op de cent en gram nauwkeurig worden berekend in de technische fiches, zonder de directe verliezen van bepaalde producten te vergeten. ” Bij sommige vleessoorten is er een direct verlies van 10% tot 15%. Bij sommige vissoorten kan dit zelfs 70% zijn. “zegt David. “Als je dit niet opneemt in je technische fiches, kun je weer met een onjuiste kostprijs voor voedingsmiddelen komen te zitten.
Bovenal moet je regelmatig de gehanteerde prijzen controleren, deze indien nodig aanpassen en de hoeveelheden die per gerecht worden geserveerd controleren. Bijvoorbeeld:
5.hulpmiddelen gebruiken die aangepast zijn aan je behoeften en rigoureus zijn
David erkent dat de restaurantsector een grote verandering ondergaat en van een baan gebaseerd op passie naar een baan gebaseerd op management verschuift. “Tegenwoordig moet je echt veelzijdig zijn om alles te kunnen analyseren en optimaliseren “, concludeert David. Daarom benadrukt de expert de noodzaak voor restauranthouders om een professionelere aanpak te hanteren en de mogelijkheid om oordeelkundige tools te gebruiken om de winstgevendheid van een zaak te garanderen, zoals Excel of Grainz. Maar David nuanceert: ” Je kunt alle hulpmiddelen ter wereld hebben, maar als je ze niet of slecht gebruikt, zijn ze nutteloos. Je moet streng zijn en je gedragen als een goede ouder. “
Conclusie
Nee, de aankoop van grondstoffen is niet (of niet meer?) gewoon een kwestie van rondkijken en willekeurig producten kiezen. Vandaag de dag vereist het beheer van de aankoop van grondstoffen in de cateringsector een delicaat evenwicht tussen creativiteit en discipline. Het vereist een constante aanpassing aan marktveranderingen en een strikte kostenbeheersing.
Je moet voorzichtig zijn met wat je op je menu zet en in welke tijd van het jaar. Je moet de prijzen van je leveranciers controleren en indien nodig heronderhandelen. Het aannemen van een tweede leverancier om de concurrentie uit te spelen of het gezamenlijk inkopen van grondstoffen zijn ook goede opties om je voedselkosten te optimaliseren. Vervolgens moet je gaan zitten, je berekeningen maken, je voorraadinventaris niet vergeten, mogelijke kostenafwijkingen zoals diefstal en verspilling tellen… En het belangrijkste: wees niet bang om hulp te vragen als je die nodig hebt!
