Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie in België verplicht voor alle B2B-transacties (business-to-business). Dit is een belangrijke hervorming, die zowel grote bedrijven als zelfstandigen en restaurateurs treft. In de praktijk betekent dit dat zodra je een factuur uitreikt aan een btw-plichtige (zelfstandige, bedrijf, enz.), je hiermee te maken krijgt. We spraken met Michael Palmeri, erkend accountant bij AP-FICOGES, om de antwoorden te vinden op de belangrijkste vragen.
Hoe werkt het?
Elektronische facturatie is gebaseerd op een gestandaardiseerd systeem dat bekend staat als PEPPOL: met een outbox voor het verzenden van je klantenfacturen en een inbox voor het ontvangen van de facturen van je leveranciers. Elke factuur passeert een beveiligd platform en wordt automatisch geregistreerd, zonder manuele handelingen. In de praktijk komen de facturen van je leveranciers (catering, drank, voedingsmiddelen) in je inbox terecht en je eigen B2B-facturen (evenement, cateringservice, bedrijfsmaaltijd) gaan eruit via je outbox.
Hoe ga je te werk?
Om het proces te starten, raden we je aan een afspraak te maken met je accountant of een door PEPPOL goedgekeurde softwareleverancier om je manier van werken aan te passen. Vervolgens moet je compatibele software kiezen: Odoo, Billtobox, Lucy en honderden andere oplossingen bestaan al. Je moet een account aanmaken en dan kun je facturen gaan invoeren… De software doet de rest.
Voordelen voor professionals
“Je moet de tijd nemen om dingen uit te leggen aan je klanten en zelfstandigen,” benadrukt Michael Palmeri. “Het belangrijkste is dat je wordt ondersteund door je accountant. Als je eenmaal aan de slag gaat, realiseer je je dat elektronisch factureren een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Of je er nu voor of tegen bent, vanaf januari 2026 geldt het voor iedereen.
De voordelen zijn onder andere een vereenvoudigde administratie, omdat het niet langer mogelijk zal zijn om facturen handmatig te verzenden, tijdsbesparing door de rechtstreekse verzending naar de boekhouder en mogelijke bankintegratie (betaling van meerdere facturen in één klik), veiligheid (bestrijding van fraude en witwassen) en volledige traceerbaarheid, omdat elke factuur wordt geregistreerd in het systeem (PEPPOL) en niet langer handmatig kan worden gewijzigd. Er moet een creditnota worden uitgegeven, wat transparantie garandeert.
Wat zijn de kosten?
Op dit moment variëren de kosten van €0 tot €15 – €20/maand, afhankelijk van de gekozen oplossingen. Een klein nadeel: na een loyaliteitsperiode (1 tot 3 jaar) zullen de prijzen waarschijnlijk stijgen. De investering blijft minimaal vergeleken met de winst in tijd en veiligheid.
Wil je een duidelijker beeld krijgen? Doe dan mee aan ons webinar voor leden op 8/10 van 10.00 tot 11.00 uur. Informatie en registratie via deze link.
