Krappe marges, slecht afgestemde planningen: op het einde van het jaar kunnen de verliezen zwaar doorwegen. Om dat te vermijden, moet je wel over de juiste cijfers beschikken op het juiste moment. Dat is precies wat AAPI belooft, partner van Horeca Brussels: een app die in real time een duidelijk beeld geeft van de activiteit van een zaak. We spraken erover met Michael Bossaerts, Managing Director van AAPI.
Een restaurant kan een comfortabele omzet draaien en toch zijn rendabiliteit zien kelderen. Grondstoffen, vaste kosten en vooral loonkosten: de speelruimte is vaak bijzonder klein. “Bij een zaak met een omzet van 750.000 euro en een marge van 5 % gaat het om ongeveer 37.500 euro. Een paar duizend euro extra kosten in de loop van het jaar is dus allesbehalve een detail”, benadrukt Michael Bossaerts.
Precies daar komt AAPI in beeld. De app brengt alle gegevens die een uitbater nodig heeft samen op één dashboard. Het doel: de activiteit opvolgen en vooral begrijpen wat de rendabiliteit echt doet schommelen.
De kassa rinkelt, maar verdien ik er echt iets aan?
De grootste troef van AAPI is de real-time opvolging. De omzet verschijnt om de vijf minuten in het dashboard. Zo volgt de uitbater zijn activiteit de hele dag door en legt hij ze meteen naast zijn kosten: personeel, vaste kosten en food cost. Zo krijgt hij een volledig beeld van wat zijn service echt opbrengt. “De restauranthouder kan zien wat er tijdens de service gebeurt en de cijfers vergelijken met de historiek van zijn zaak. En dat in real time.”
Personeel, daar wordt het verschil gemaakt
In de horeca zijn de loonkosten vaak de belangrijkste hefboom voor rendabiliteit. En elk uur telt.
“Het beheer van de uurroosters is uiteraard een van de grootste uitdagingen. In de horeca verloopt de activiteit zelden gelijkmatig. Een restaurant kan het heel druk hebben tussen 17.30 en 21 uur en een dip kennen tussen 15 en 17.30 uur. Een personeelsuur dat te vroeg of te laat ingepland wordt, is een kost die, dag na dag herhaald, uiteindelijk op het resultaat weegt. Vermenigvuldigd met zo’n 250 openingsdagen loopt de rekening snel op.”
Concreet legt AAPI de geplande uren naast de reële activiteit. De uitbater ziet zijn productiviteit in één oogopslag en spoort de tijdsblokken op waar de verhouding tussen omzet en personeelskosten scheefloopt. Daarna kan hij zijn toekomstige planningen bijsturen, in overleg met zijn team en met respect voor de arbeidsovereenkomsten.
De prikklok als stuurinstrument
Met AAPI dient tijdsregistratie niet langer alleen om uren bij te houden. Ze maakt het mogelijk de effectief gepresteerde uren naast de gerealiseerde omzet te leggen. Resultaat: de productiviteit van elke medewerker verschijnt duidelijk in het dashboard.
Ook administratief levert het winst op. “Het voordeel is ook administratief, want de gegevens over de arbeidstijd kunnen gekoppeld worden aan andere systemen, onder meer om bepaalde Dimona-aanpassingen te vergemakkelijken, in plaats van ze manueel te moeten verwerken of apart aan het sociaal secretariaat te bezorgen.”
Van buikgevoel naar cijfers
Horeca-uitbaters kennen hun zaak door en door. Maar het gevoel heeft zijn grenzen. “Een dinsdag kan bijvoorbeeld rustig zijn, terwijl een vrijdag vroeger op gang komt, met momenten waarop meer personeel nodig is. Maar op intuïtie alleen kan je niet altijd precies inschatten wat de financiële impact van die gewoontes is. Daar kunnen tools zoals AAPI een andere kijk bieden.”
Door omzet, arbeidstijd, personeelskosten, food cost en vaste kosten samen te brengen, helpt het dashboard de uitbater om heel concrete vragen te beantwoorden:
Wat kost deze service mij echt?
Is mijn team goed afgestemd op mijn omzet?
Op welke uren daalt mijn productiviteit?
Met welke kleine aanpassingen kan ik mijn rendabiliteit verbeteren zonder aan de kwaliteit van de service te raken?
Uw ledenvoordeel bij AAPI
AAPI is een SaaS-oplossing die het beheer van teams vereenvoudigt, met name voor planning, tijdsregistratie en HR-processen. Het stelt bedrijven in staat hun administratie te automatiseren en de wettelijke conformiteit te waarborgen, terwijl de efficiëntie wordt verhoogd. Toegankelijk via web en mobiel, biedt het platform realtime personeelsbeheer op maat van de horeca.
Lid van Horeca Brussels? Dan geniet u exclusieve voorkeursvoorwaarden voor de installatie, het abonnement en de begeleiding.
Ontdek uw voordeel op onze pagina Ledenvoordelen of mail naar info@horecabrussels.be.
Nog geen lid? Sluit u aan bij de Federatie en krijg toegang tot al onze partnervoordelen.
